はじめに
営業をしていると、
「メールを送ったのに返信が来ない」
ということがあります。
商談では良い反応だったのに、その後連絡がない。
もう一度メールを送りたいけれど、しつこいと思われないか心配。
営業を始めた頃の私も、よく悩んでいました。
返信がないと、
「提案が良くなかったのでは？」
「もう断られたのかな？」
と考えてしまいます。
しかし、10年以上営業を経験して感じるのは、返信がない＝脈なしとは限らないということです。
単純に忙しかったり、社内確認に時間がかかっていたりすることもあります。
今回は、お客様から返信が来ない時に私が意識している5つのフォロー方法をご紹介します。
①すぐに「脈なし」と判断しない
返信がないと、不安になります。
しかし、お客様には営業以外にも多くの仕事があります。
例えば、
- メールを見落としている
- 忙しくて返信できていない
- 社内で確認している
- 上司からの回答を待っている
という可能性もあります。
そのため、返信がないという事実だけで、
「断られた」
と判断しないようにしています。
まずは少し時間を置き、状況を確認することが大切です。
②同じメールをそのまま送り直さない
返信がない時、
「先日のメール、ご確認いただけましたでしょうか？」
と送りたくなります。
もちろん確認すること自体は問題ありません。
ただ、毎回同じ内容では、単なる催促になってしまいます。
例えば、
「先日ご相談いただいた〇〇について、参考になりそうな事例がありましたので併せてお送りします」
と、新しい情報を加えてみます。
連絡するたびに、小さくても相手にとっての価値を加える。
これを意識すると、フォローしやすくなります。
③相手が返信しやすい質問にする
メールの最後に、
「ご確認よろしくお願いいたします」
とだけ書いていると、お客様も何を返信すればよいか分からない場合があります。
そこで、質問を具体的にします。
例えば、
「A案とB案では、どちらがご希望に近いでしょうか？」
「来週と再来週では、どちらがご都合よろしいでしょうか？」
などです。
回答する内容が明確になれば、お客様の負担も小さくなります。
長い返信を求めず、短く回答できる質問を意識してみましょう。
④メール以外の連絡方法も考える
何度かメールを送っても返信がない場合は、電話など別の方法を検討することもあります。
ただし、何度も電話をかけるのは避けます。
例えば、
「先日お送りした資料について、ご不明な点がないか確認のためご連絡しました」
と、連絡した理由を明確にします。
普段から電話でやり取りしているお客様であれば、メールより電話の方が早い場合もあります。
大切なのは、自分が連絡しやすい方法ではなく、お客様が対応しやすい方法を考えることです。
⑤追い続けない判断も持つ
営業では、すべてのお客様をいつまでも追い続けることはできません。
何度か連絡しても反応がない場合は、一度区切ることも必要です。
例えば、
「何度かご連絡させていただきましたので、一旦こちらからのご連絡は控えさせていただきます。今後必要になりましたら、いつでもお声がけください」
と伝える方法もあります。
そこで関係を完全に切る必要はありません。
時期を空けて、新しい情報やサービスがあれば改めて連絡することもできます。
追わないことも営業判断の一つです。
何日後にフォローすれば良い？
これは、お客様との関係や商談内容によって変わります。
そのため、
「必ず3日後」
のように決める必要はありません。
私が一番おすすめしたいのは、商談中に、
「〇日頃に一度ご連絡してもよろしいでしょうか？」
と確認しておくことです。
これなら、後から連絡する時に悩みません。
次回連絡日を決めていなければ、案件の緊急度やお客様との関係を考え、数営業日程度を一つの目安としてフォローします。
返信が来ない時のメール例文
例えば、一度メールを送って返信がない場合は、次のように送れます。
【件名】
〇〇のご提案について｜ご確認
【本文】
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
先日お送りしました〇〇の件について、その後の状況はいかがでしょうか。
前回お話しいただいた〇〇について、参考になりそうな事例がございましたので、併せてお送りします。
ご検討にあたり、不明点などございましたらお気軽にお申し付けください。
お急ぎではございませんので、ご都合のよいタイミングでご返信いただけますと幸いです。
引き続き、よろしくお願いいたします。
私がフォローで大切にしていること
返信が来ないと、
「早く回答が欲しい」
という営業側の気持ちが強くなります。
しかし、お客様からすれば、営業担当への返信が最優先とは限りません。
だからこそ、
「なぜ返信してくれないのか」
ではなく、
「どうすればお客様が判断しやすくなるか」
を考えるようにしています。
情報が足りないなら資料を送る。
回答しにくいなら質問を簡単にする。
今ではないなら少し待つ。
営業側の都合だけで追いかけないことが、結果として長い関係につながると感じています。
まとめ
営業で返信が来ない時は、次の5つを意識してみてください。
- すぐに脈なしと判断しない
- 同じメールを繰り返さない
- 返信しやすい質問にする
- 必要なら連絡方法を変える
- 追い続けない判断も持つ
返信がないと、不安になるのは当然です。
しかし、大切なのは連絡回数を増やすことではありません。
お客様が次の行動を取りやすくすること。
フォローも「追いかける営業」ではなく、「判断を手伝う営業」と考えると、対応の仕方が変わってくると思います。
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